Ailem ve Şirketim

Hemen hemen herkes kabul eder ki, bütün şirket sahipleri, kendi şirketlerini avucunun içi gibi iyi bilir. Patronun ayak izi, şirketin bütün süreçlerinde, bölümlerinde görülür hissedilir. Öyle ya, şirket daha küçük bir işletme iken muhasebe-finans da, üretim de  şirket sahibinin elinden geçmiştir. Satıcı da patrondur, üreten de, hesabı tutan da..

Ancak, işletme büyümeye başladığında, patron her konuya yetişemez olur, denir ya; gün 24 saat, hafta yedi gündür. Bir kişi, hangi birine yetişsin ve yetsin. Ayrıca bu konuların her biri, ayrı bir teknik uzmanlık ister. Muhasebe, muhasebecinin işi, üretim üreticinin satış ise satışçımızın işidir.

Ancak bu kez de yeni bir sıkıntı baş gösterir. Bütün bu işleri eskiden tek başına yapmaya alışık olan patron, bir türlü, elemanlarının bu işleri doğru yapıp yapmadığından emin olamaz.  Çoğu kez şirket içinden değişik kanallardan, gidişat ile ilgili bilgi almaya çalışır, yetki devrine ise asla yanaşmaz. Kendilerine güvenilmediğini düşünen çalışanlar, hele hele yetkileri de yoksa, sorumluluk üstlenmeye yanaşmazlar. Günün sonunda iş döner dolaşır, yük tekrar patronun omuzlarına biner.

İşletme aslında büyümüştür ama bizim yükümüz kısır döngüye dönmüştür.

KOBİ’lerimiz biraz yukarıya doğru baksalar, aslında bu eşiği atlayan şirketlerin ne kadar rahat ettiklerini göreceklerdir. Kurumsallaşmış şirketlerde bilgi, doğru ve zamanında üretilir. Düşünsenize satışlarımız, alacaklarımız, borçlarımız, tahsilatlarımız, ödemelerimiz, stoklarımız, maliyetlerimiz, üretim kalitemiz ve terminimiz hakkında zamanında, doğru bilgi bize gelse hayatımız ne kadar kolay olurdu. Satınalmamızı doğru dürüst yapabilirdik, tekliflerimizi sağlıklı verebilirdik.

Peki bütün bu kararlarımızı sağlıklı olarak verebilmemiz için ne gerekli? Bunun için yönetim raporlamamızın yerinde ve işliyor olması lazımdır.

Bir defasında, büyük şirketlerimizden birinde, üst düzey bir yönetici, hatta kendisi ikinci kuşak idi,  sistemlerinin her ay100 den fazla rapor ürettiğini söylemişti. Hala, acaba, bir şeyleri kaçırıyor muyuz diye de arayış içinde idi. Belki bizim için bu kadar çok sayıda rapora gerek yoktur; ancak gerçeği en azından gerçeği gösteren bir gelir tablosu, bilanço ve nakit akış tablosuna muhakkak ihtiyaç vardır. Alacaklarımız, borçlarımız, tahsilatlarımız, ödemelerimiz ve içinde bulunduğumuz piyasalar ile risk analizi gereklidir.

Halka açık olsak da, olmasak da iç kontrol/iç denetim önemlidir. Örneğin operasyonel verimliliğimizi ve maliyetlerimizi doğru düzgün ölçebiliyor muyuz? Üretimimiz çevreye duyarlı mı? Yarın bir gün, birdenbire umulmadık cezalarla karşı karşıya mı kalırız?

Şirketimizde koyduğumuz kurallar uygulanıyor mu? Yoksa ilerleyen yıllarda kuralsızlık mı kural olmuş? İnsan kaynakları yapılanmamız nereye gidiyor? Bu ve bunlar gibi bir sürü sorunun cevabı finansal olan veya olmayan çok sayıda raporlarda yatmaktadır.

Yazımızın başında belirttik, biz artık, küçük değil, büyüyen bir işletmeyiz, şirketimizi yönetebilmek için bu raporlara gereksinimiz vardır. Bu raporların zamanında ve doğru olarak çıkarılması zaman kaybı ve bürokrası yaratmak değildir. Tam tersine gemimizin rotasını çizebilmemiz için, şirketimizin “olmaz ise olmazları” arasındadır. Bir de, bu raporları biz kendimiz değil, profesyonel ekibimiz hazırlamalıdır. Onlar hazırlamalı ki, biz kontrol edebilelim.

Öyle ya, biz hazırlarsak, bizi kim kontrol edecek?