Şirketlerde Doğru Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) ve Bilişim Altyapısının Oturtulması
Günümüzde rekabetin yoğun yaşandığı iş dünyasında, teknolojinin gücünü arkasına alarak, bilgiye en doğru şekilde ulaşanlar, rekabette öne çıkanlardır. Teknolojinin sürekli gelişip değişmesi ve rekabet koşullarının sertleşmesi, şirketleri, üretim sistemlerini daha etkin, daha verimli, dolayısıyla daha düşük maliyetle yapılanmaya zorlamaktadır. Bu noktada, kaynak planlamasını ve buna bağlı bilişim altyapısını en doğru şekilde oturtan, özellikle küçük ve orta ölçekli işletmeler büyüme ve yeni pazarlara açılma yolunda bir adım öne çıkmaktadırlar.
Şirketlerde yaşanan büyümenin getirdiği sancılı dönem, bilgi dağınıklığı ve dolayısıyla bilgi kayıplarına ve süreç karışıklıklarına sebep olmaktadır. Alınacak önlemlerin başında, bilişimsizlik maliyetini ortadan kaldırmak, bilişim ve uygulama yazılımı teknolojilerine yatırım yapmak gelmektedir.İşletmelerin temel amaçları verimlilik düzeyini yükseltmek, kapasite ve kaliteyi artırmak, maliyetleri düşürmek ve çalışma ortamının koşullarını uygun hale getirmektir. Özellikle üretim sektöründeki kuruluşlar için bir kurumsal kaynak planlama (ERP) yazılımına sahip olmak ve başarıyla kullanabilmek giderek önemli hale gelmektedir.
Şirketler,doğru kurumsal kaynak ve bilişim altyapısıyla, çeşitli iş süreçleri arasında bütünleşmeyi gerçekleştirir, yöneticiler doğru bilgiye istenen zamanda erişir, sistemin sunduğu analitik raporlar ışığında, daha sağlıklı kararlar alırlar. Üretimden satışa uzanan kârlılık sürecini an be an izleyebilmek, stok ve işletme maliyetlerinde önemli tasarrufa ve kurumun kaynaklarını optimum biçimde kullanmaya olanak sağlar. Ancak, şirketlerde kurumsal kaynak planlamasının yapılması sürecinde yaşanan sıkıntıların başında şirketin ihtiyaçlarına cevap verebilecek, şirketin faaliyetlerine, büyüklüğüne ve iş akışlarına göre doğru programın seçilmesi gelmektedir. Bazı şirketler kendi ihtiyaçlarından fazlasını içeren bir ERP programı seçip, içinde kaybolmaktadır. Kimi şirketler ise tam tersine kendi ihtiyaçlarından daha düşük bir ERP programına kendilerini uydurmaya çalışarak, bazı ihtiyaçlarını gözardı etmeye devam etmektedirler. Bu noktada önemli olan şirketin kendi mevcut durumunu iyi görebilmesi, ihtiyaçlarını iyi tespit etmesi ve hedeflerini doğru belirleyerek, bunların ışığında bir program seçmesi ve oturtmasıdır.
Doğru ERP programının seçilmesinin ardından, bu programı şirket bünyesinde oturtmak şüphesiz en kritik noktalardan biridir. Çünkü, programın etkili şekilde işletilerek şirkete önemli bir rekabet gücü katması beklenirken, çöpe atılmış paraya ve boşa harcanan emeğe dönüştüğü durumlar da yadsınamayacak kadar çoktur. Bu noktada en büyük eksiklerden biri, şirketlerin iş akışlarını ve süreçlerini doğru şekilde tanımlamadan programı işletmeye çalışmalarıdır. Kurumsal kaynak planlamasının yapılması, mevcut durumun programa birebir aktarılmasından çok daha ötedir. Programın etkin şekilde işleyebilmesi, öncesinde veya beraberinde yapılacak doğru yapılanmayla mümkündür.
Böylece, program birimler arası entegrasyon sağlayarak, işletme içinde dolaşan bilginin kalitesini yükseltmektedir. Bilginin hızlı dolaşımı ile verilecek kararları da daha gerçekçi ve doğru kılmaktadır.
Şirketler kurumsal kaynak planlamalarını ve buna bağlı bilişim altyapılarını oturturken yapılan eksiklerden biri de insan kaynakları ve muhasebe-finans modüllerini düzgün şekilde işletememeleridir. Şirketler, insan kaynaklarını yalnızca personel işleri olarak sisteme entegre ederken, modern insan kaynakları uygulamaları, özellikle KOBİ’lere yönelik birçok ERP programında etkin olarak işletilememektedir. Ayrıca, muhasebe- finans modüllerinde de programın talep ettiği maliyetlendirme bilgileri ve finansal bilgiler sisteme girilemediği için, doğru kar-zarar ve maliyet analizleri yapılamamakta ve bütçe oluşturulamamakta ve nakit yönetimi yapılamamaktadır. Kurumsal kaynağın etkin kullanılamaması ve bahsedilen modüllerin doğru şekilde işlememesi yönetim raporlaması konusunda sıkıntı yaratmaktadır. Yönetim kuruluna gelen raporlar, eksik veya yanlış bilgiler içerebilmektedir. Bu da zaman kaybına ve stratejik kararlar alınamamasına neden olmaktadır.
Şirketlerde doğru bir kurumsal kaynak planlamasının yapılması ve buna bağlı bilişim altyapısının oturtulması, şirketin büyüklüğüne göre değişmekle birlikte, ortaölçekli bir firmada,en az bir yıllık bir süreyi kapsamaktadır. Ancak, tüm bunlar tamamlandıktan sonra gerçek zamanlı kâr-zarar ve maliyet analizleri yapabilmek, şirketin piyasa gelişmelerine çok daha hızlı ve gerçekçi tepki vermesini sağlamaktadır. Diğer bir ifade ile şirketin sahip olduğu kurumsal hafızanın bilişim altyapısıyla birleştirilmesi, şirketin bütün departman ve fonksiyonlarını tek bir sistem içinde birleştirmesidir. İhtiyaç ve beklentileri birbirinden farklı olan çok sayıda bölüm, aynı sistem içinde bir araya getirilmektedir. Sistem tarafından doğrulanmış aynı bilgi havuzunu paylaşarak etkinliğini artırmaktadır. Bu durum, şirketin ileriye yönelik hamlelerinde, büyümeye altyapı hazırlayacak bir değişim projesi yaratmakta, rekabetçilik ekseninde şirketi öne çıkarmaktadır.
Aytuğba Baraz
Stratejik Planlama ve İnsan Kaynakları Koordinatörü Kurumsal Yönetim ve Sürdürülebilirlik Merkezi
