Hepimiz geçmişi hızla hatırlarsak, şirketi ilk kurduğumuz yıllarda çok fazla beyaz yakalı personelimizin olmadığını görürüz. Belki, sadece üretimde bize yardımcı olan bir teknik elemanımız, ön muhasebeye bakan bir eleman, bir de ilerleyen dönemlerde bir satışçı. İlk başta satışları da kurucu olarak biz yaparız zaten. Dolayısıyla, verdiğimiz talimatlar yerine getirilir. İşletme küçük olduğu için, kimse verilen talimatları unutmaz. Ancak aradan yıllar geçip, biz artık, 100 – 200 kişi çalıştırıyorsak, beyaz yakalı sayımız 15 – 20 kişiye ulaştı ise, biz hala talimatları ayaküstü koridorlarda veya odamızda veriyorsak, bazılarının yanlış anlaşıldığını unutulduğunu veya yapılmadığını görürüz. Beyaz yakalılar arasında iletişim eksikliği ve kopukluk bizi sinirlendirmeye başlar. O zaman kendimize sorma zamanımız gelmiştir. Bizim şirketimizde toplantı odamız var mı? Varsa yeri nerede? Mesela hava alıyor mu, kolay ulaşılıyor mu? Yeterince büyük mü? Hatta birden fazla mı? Yoksa biz hala daha bundan 15 yıl önceki alışkanlıklarımız doğrultusunda mı şirketimizi yönetiyoruz. Kısaca ünlü Fransız atasözü gibi “söz gider yazı kalır”, konuşmalarımız, planlarımız kayıt dışı mı? Aslında konular tartışılıp, karara varılamıyor mu?
Klasik yönetim teorisinin kurucularından ünlü Alman sosyolog Max Weber’in bundan yaklaşık nerede ise 100 yıl önce koyduğu (faydalı) bürokrasiyi biz işletmemize henüz getiremedik mi? Toplantı zaman kaybıdır, konuları tartışmaya gerek yoktur, “ben talimat veririm yapılır” diye mi düşünüyoruz.
Döngüsel Verimli ve iyi toplantı yapmak en önemli yönetim kurallarından biridir, ama zordur. Çünkü esas zor olan hazırlık aşamasıdır. Toplantıya gelecek çalışmaları raporları hazırlamak için, önce kurumsal alt yapınızın oturmuş olması gerekir. Kısaca şirketimiz doğru bilgi, belge ve rapor üretebiliyor demektir. Bunların da toplantıya katılacaklara yeterince önceden ulaştırılmış olması, onların da bunları okuyarak gelmiş olmaları gereklidir. İşte böyle bir durumda ne iletişim eksikliği olur, ne de aksayan işler. Toplantı ile son önemli konu ise karar alma süreçleri ile ilgilidir. Karar alınamayan toplantılar, bir süre sonra, faydasız ve zaman kaybına yol açan çalışmalar olarak görülür. Toplantı kültürü hele hele yönetim kurulu toplantıları, yönetim biliminin “Nirvana’sı” demek çok da yanlış olmaz.
Bu durumda önce kendimize sormamız lazım, toplantılarda, özellikle de yönetim kurulu toplantılarında konuların görüşülmesini ve karar alınmasını aslında istiyor muyuz? Öyle ya ağzımızdan çıkan söz senet olacaktır. Önce buna karar verip, sonra toplantı odamızı ve toplantı kültürümüzü masaya oturtmak en doğrusu olacaktır. Yoksa bu iş yaz-boz tahtasına döner. Ancak unutmayalım her verdiğimiz karar sonrasında şikayet hakkımız ortadan kalkar, öyle ya kimi kime şikayet edeceğiz. Önce çuvaldızı kendimize batıralım, sonra süreçlerimizi masaya yatıralım.
Kurumsal yönetim çalışmalarına başladığım ilk yıllarda idi, çok değerli bir iş adamı büyüğümüz bana; “ Güler Hanım önce bizim değişmemiz lazım.” demişti. Doğrudur, değişime önce kendimizden başlamalıyız? Hazır mıyız kendimize sormalıyız? Elbette sonuçlarına da biz katlanmalıyız.
Dr. Güler Manisalı Darman
