Organizasyonel Yapılanmada İş Analizleri ve Önemi
Günümüz organizasyon yapılarında süreçlerin iyi belirlenmesi ve organizasyona ilişkin her çeşit faaliyetin doğru planlanması yaşamsal önem arz etmektedir. Bunların en önemlilerinden biri de insan kaynakları yapılanmasının, organizasyonun ekosistemine ve hedeflerine en uygun şekilde planlanmasıdır. Her organizasyon iş gücü planlaması, uygun çalışan seçimlerinin yapılması ve mevcut çalışanların performans değerlendirme süreçlerine ilişkin detaylı bilgiler edinebilmek ve organizasyon işleyişinin etkinliğini artırmak adına iş süreçlerinin tanımlarının en uygun şekilde yapılması gerekmektedir.
Şirket bünyesindeki çalışanların yaptıkları işin alt kırılımlarına inilerek ayrıntılı olarak incelenmesi ve çalışanların şirketteki pozisyonu gereği tüm fonksiyonlarının tanımlanması süreçlerine iş analizi süreci diyebiliriz. İşletme ile ilgili bilgilerin toplanması ve analiz edilmesi ve şirketteki sistematiğin oturtulması iş analizlerinin büyük bir parçasını oluşturur. İş analizi yapılırken konuya tarafsız bir gözle bakabilmek gereklidir. İşletme dışından konusunda uzman bir kişinin analiz süreçlerinin sahibi olması, işletme körlüğünü engellemek adına faydalı olacaktır.
İş analizlerini yapan uzman, işi yapan kişiden yaptığı işe dair bilgileri, belirli bir formatta düzenlenmiş anket aracılığıyla edinir ve bu bilgiler ışığında hem işi yapan personel hem de mevcut amirleri eşliğinde mevcut uzmanlık bilgileriyle derleyerek en verimli iş analizini oluşturur. İş bu analizin oluşturulması sürecinde yalnızca mevcut yazılı bilgiler değil ayrıca işletmenin ortamında yapılan gözlemlerden de faydalanır.
İş analizi yapılırken kişi bazında analiz yapılmamalıdır. Analiz edilmesi gereken işin kendisi olmalı ve mevcut poziyonun gerekleri göz önünde bulundurularak iş analizi yapılmalıdır. İş analizinin objektif bir uzman tarafından yapılması işi yapan kişiye dair bilgilerden ziyade mevcut poziyon gereklerinin görülmesini ve mümkün mertebe işi kimin yaptığına değil işin nasıl yapılması gerektiğine odaklanılmasını sağlar. Bu noktada en önemli unsurlardan biri olması gereken ve olanın kıyaslanmasıdır.
İş analizi formlarında sorulan sorular danışmana iş analizi süreciyle ilgili veriler sağlar. Görevlerin nasıl yapıldığı, sorumlulukların neler olduğu, işin gereklerinin malzeme ve ekipman açısından neler olduğu, işin gerektirdiği yetkinlik ve öğrenim düzeylerinin neler olduğu ve genel olarak fiziksel ve sosyal çevre koşullarına dair bilgiler bu formların sağladığı başlıca bilgiler arasında sayılabilir. İş analiz formlarından edinilen bilgilerin sentezlenmesinin ardından görev tanımları yapılır.
Görev tanımları organizasyon için büyük önem arz etmektedir. İş analiz formlarından elde edilen bilgilerle düzenlenen görev tanımlarından elde edilen bilgiler ışığında;
¨ Organizasyon şeması oluşturulur
¨ Personel seçimi için gereken nitelikler ortaya çıkar
¨ Eğitim-İhtiyaç analizleri yapılır
¨ Firmanın KPI-KRI-PI ve RI’ları belirlenerek performans değerlendirme sistemi oluşturulur
¨ İş ile ilgili gereklerin hepsi açıkça ortaya çıkacağından belirsizlikler ortadan kaldırılarak verimlilik artışı sağlanır.
Özetle, iş analizleri sayesinde çalışanların ne yaptığı, nasıl yaptığı, işi yapabilmek için ne tür yetkinlik ve becerilere sahip olunması gerektiği belirlenir. İş analizleri organizasyonlarda mevcut durum analizi yapmalarının yanı sıra yöneticilerin belirleyecekleri hedeflerin etkin ve verimli olmalarına olanak sağlar ve bu hedeflere ulaşılmasına yardımcı olur. Ayrıca yapılan işlerde kalitenin artırılarak maliyetin düşürülmesine ve belirsizlikleri ortadan kaldırarak çalışan motivasyonunun artırılmasına katkı sağlar.
