Ülkemizde işletmelerin % 99’u KOBİ’lerden (KOBİ, Küçük ve Orta Büyüklükteki İşletmeler) oluşmaktadır. Bu işletmeler istihdamın %75’ini sağlamaktadır. TÜİK verilerine göre, 2015 yılı ihracatının %55’i, ithalatının ise %38’i KOBİ’lere aittir. Bu rakamlar, KOBİ’lerin ekonomimiz içerisinde çok önemli bir büyüklüğe ve role sahip olduklarını göstermektedir. 250 kişinin altında çalışanı bulunan ve yıllık net satış hasılatı 40 milyon lirayı aşmayan işletmeler KOBİ olarak tanımlanmaktadır.
Bu işletmelerimizin risklerini başarılı bir şekilde yönetmeleri, sağlıklı bir şekilde faaliyetlerini sürdürebilmeleri ve hedeflerine ulaşabilmelerinde, etkin iç kontrollere sahip olmaları çok önemli.
Bu çerçevede, geçen yıl yaşadığım bir tecrübeyi sizlerle paylaşmak isterim.
Bir firmadan doğal gaz kombi sistemi kurulum hizmeti almıştık. Firma KOBİ ölçeğindeydi. Bu süreçte çok ciddi aksaklıklar yaşadık ve müşteri olarak bu durum çok rahatsız ediciydi. Bilindiği üzere, kurulum firması kombi sistemini tesis ettikten sonra, yetkili kontrol firmasının onayı ile doğalgaz kullanımına izin veriliyor. Kontrol firmasının ancak üçüncü gelişinden sonra kullanım onayı alabildik. Firma, her gelişinde kurulum firmasının yaptığı tesisle ilgili farklı bir eksikliği tespit etti. Tespitlerin hepsi de çok önemliydi. Örneğin, yoğuşmalı kombi sistemi kurulmasına rağmen, kombinin ürettiği fazla suyu tahliye etmek için gider kanalının yapılmamış olması, pencere vb. uygun bir yerde havalandırma boşluğu açılmamış olması, baca sistemlerinin doğru dizayn edilmemesi ve gaz kaçağı riski gibi. Ayrıca satış sonrasında, tesis sürecinde, kiminle muhatap olacağımız da net olarak belli değildi: Satış personelini arıyordum, O başkasına yönlendiriyordu, sonradan satış yapan kişi görevden ayrıldı, tesisle ilgili kişilerden takip etmeye çalıştım. Firmadan en az beş-altı farklı kişiyle defalarca muhatab olmak durumunda kaldım. Bu süreçte firmanın, şahsımdan olan alacağını da yeterinde takip edemediğini hatırlıyorum. Artık problemlerin firma personeliyle, çözülemeyeceği anladım. Bu nedenle firma sahiplerini veya en üst düzey yöneticisini bulmaya çalıştım. İnternet üzerinden yaptığım araştırmada, firmanın sahibi ve aynı zamanda üst düzey yöneticisi olan kişilere ulaşarak problemleri ifade ettim. Onlar da, yardımcı olmaya çalıştı nihayetinde onayımızı aldık ve doğalgazı kullanmaya başladık. Bu sırada kurulum firması ve kontrol firması defalarca evimize gelmek durumunda kaldı, işler öngörülenden çok uzun süre aldı, bir yandan da havalar soğumaya başlamıştı. Kurulan sistemi halen kullanıyoruz ancak yaşadığımız bu süreçten sonra, yapılan işlerin kalitesiyle ilgili olarak su kaçağı vb bir problem çıkar mı diye, zaman zaman kaygı çekmiyor değilim.
Bu tecrübe, firmanın iç kontrollerinde ciddi eksikliklerine işaret etmekteydi. İç kontroller, işletmelerin risklerine karşı geliştirdikleri tüm tedbirlerdir. Bu tedbirler, sistemler, süreçler ve insan kaynaklarıyla ilgili olabilir. Örneğin bir işletmede olması gereken üretim, satış&pazarlama, finans, insan kaynakları vb ana fonksiyonlara ilişkin organizasyonun oluşturulması, bunlarla ilgili politika ve prosedürler ve sistemlerin (ERP: Kurumsal Kaynak Planlama, CRM sistemleri: Müşteri Hizmetleri Sistemleri gibi) kurulması, yetkin insan kaynaklarının görevlendirilmesi, kişilerin rol ve sorumluluklarının net bir şekilde belirlenmesi bir iç kontroldür. İç kontroller esas olarak, olumsuz durumların oluşmadan önlenmesi amacıyla oluşturulur. Bu tür kontrollere, önleyici kontroller denir.
Örneğin politika ve prosedürler, görevler ayrılığı prensibinin uygulanması, kullanıcı adı ve şifresi kullanılması, verilerin yedeklemesi, çift imza uygulanması gibi. Alınan tedbirlere rağmen, bir olumsuzluk olup olmadığını anlamaya yönelik kontrollere ise, tespit edici kontroller denilir. Depo sayımı, mutabakat yapılması ve bir üst yönetici tarafından yapılan gözden geçirmeler gibi. Geliştirilen bu kontroller, eğer bir sistem kullanılmaksızın insanlar eliyle yapılırsa, manuel kontroller, sistemler tarafından otomatik olarak yapılırsa otomatik kontroller şeklinde sınıflandırılır. Bu tedbirler firmaların amaçlarına ulaşmasını güvence altına alan unsurlardır. Yukarıda belirttiğim firmanın süreçlerinde dikkat çeken iç kontrol eksikliklerini şöyle sıralayabiliriz:
Öncelikle firma personelinin işleriyle ilgili olarak yeterli yetkinliğe sahip olmadıkları veya gerekli eğitimleri yeterli derecede almadıkları görülüyordu. Kontrol firmasının tespit ettiği eksiklikler firma personelinin yetersizliğinin bir göstergesiydi. Bir firmanın yetkin personele sahip olması, iç kontrollerin etkinliğinin bir göstergesidir.
İkinci olarak firmanın kombi kurulumunda uyulması gereken standartları belirleyen bir prosedürü muhtemelen yoktu. Çünkü böyle bir prosedür olsa ve buna uygun olarak kurulumu gerçekleştirseler bu kadar sayıda eksiklik oluşmazdı.
Üçüncü olarak yapılan tesislerin öngörülen esaslara göre yapılıp yapılmadığını ortaya çıkarmaya yönelik bir kontrol listesi oluşturulmamıştı. Firma, standart bir kurulumda yapılması gereken işlemlerle ilgili bir kontrol listesi hazırlamış olsa ve her kurulumdan sonra, yetkin bir personeline yapılan işleri kontrol ettirerek bu liste üzerinde yapılan ve yapılmayanları tespit ettirerek, kontrol firması çağrılmadan önce gerekli eksiklikleri belirleyerek giderseydi, kontrol firması defalarca gelmek durumunda kalmaz ve işler bu kadar uzun süre almazdı. Defalarca gelip gitmelerinin, ciddi maliyeti oldu.
Dördüncü olarak, firma kendi alacaklarını da zamanında takip edemediği anlaşılıyordu. Ödemelerin zamanında yapılmasını sağlayan ve zamanında yapılmayan ödemeleri ortaya çıkaran, bir sistem süreç geliştirmemişlerdi veya yeterince kullanamıyorlardı. Bu durum mali kayba neden oluyordu.
Son olarak, satış sonrası hizmetlerde müşterilerle kimin muhatab olacağına ilişkin olarak, firma organizasyonel yapılanmasını net bir şekilde oluşturmadığı için farklı kişlerle muhatab olmak durumunda kalmıştık. Satış, kurulum, müşteri hizmetleri gibi ana fonksiyonların net bir şekilde oluşturularak müşteriler gereken şekilde yönlendirilseydi, her seferinde farklı kişilerle muhatab olunmak durumunda kalınmazdı.
Firmanın süreçlerindeki bu tür eksikliklerin, müşterilerden ziyade, firmalara zarar verdiği kanaatindeyim. İtibar kaybı, müşteri kaybı, mali kayıplar ve düzenlemelere aykırılıklar bu olumsuzluklardan sadece bazıları.
Dr. Nazif Burca
Katkılarından dolayı Dr. Nazif Burca’ya teşekkür ederiz.
Yazının devamı gelecek sayıda yer alacaktır.
