Yönetimin temel işlevlerinden ilki planlamadır. Planlamanın bulunmadığı bir yönetim düşünülemeyeceği gibi, plansız çalışan bir örgüt de tasavvur edilemez.
Planlama ile stratejik amaçlar doğrultusunda belirlenen hedeflerin maliyet-etkin bir şekilde gerçekleştirilmesi için şirketin mali kaynaklarını etkin bir şekilde planlamak, tahmin etmek, uygulamak ve kontrol etmek için bir çerçeve oluşturulur. Bu çerçeve ile;
- Verimliliği arttırmak,
- Maliyetleri görmek ve düşürmek,
- Doğru fiyat vererek rekabet edebilmek,
- Finansı doğru yönetmek,
- Doğru ve güncel bütçe ile finansal analizler yaparak şirketin rotasını istenen yöne çevirebilmek şarttır.
İşte tam da bu hedeflere ulaşmayı istediğiniz aşamada yapılacak şey, gelir-gider dengesinin görülüp takip edilebileceği bir bütçe hazırlanmasından geçmektedir.
Bütçe; Şirketin bütün bölümlerinin bütçe dönemindeki hedeflerini ortaya koyan, bu hedeflere ulaşmak amacıyla gerçekleştirilecek faaliyetlerin tespitini sağlayarak sonuçta ulaşılması beklenen kârı, nakit akışlarını ve finansal durumunu gösteren, kaynakların nereden sağlanıp, nereye harcanarak hangi noktaya ulaşılmasının öngörüldüğünü ortaya koyan finansal plandır.
Bütçe aynı zamanda;
- Şirket içi bir denetim aracıdır. Fiili çalışmaların ve ulaşılan sonuçların planlara uygunluğunun izlenmesini ve sapmalara tedbir alınmasını sağlar.
- Şirket veya şirkette yer alan departmanların başarılarının ve performansının değerlendirilmesini sağlayan değerlendirme aracıdır.
- Her bir departmanın aynı ortak hedefe veya hedeflere ulaşmak için neler yapacağını ortaya koyarak departmanlar arası eşgüdüm sağlayan koordinasyon aracıdır.
- Bütçe hazırlama sürecine katılan her bir deparrtmanın beklentilerini diğer bölümlere aktarmaları için fırsat yaratan iletişim aracıdır.
Bütçe, paranın nereye harcanacağının değil; nasıl daha çok kâr elde edilebileceğinin planıdır. Başka bir açıdan da Bütçe = Pusuladır.
Farklı süreler için hazırlanabilse de bütçe, genellikle resmi mali yılı olarak olarak kabul gören ve 1 Ocak – 31 Aralık tarihleri arasını kapsar.
Bütçe; hazırlanması detaylı, minimum 3 aylık uzun bir süreyi, ekip çalışmasını ve
- İşletme misyon/vizyonunun belirlenmesi/gözden geçirilmesi,
- İşletme stratejik amaç ve hedeflerinin belirlenmesi,
- İşletme ve sektörün mevcut durumunun/gidişatının tespit edilmesi,
- Startejik amaç ve hedeflere ulaşılmasını temin edecek Bütçe hedeflerinin belirlenmesi,
- Bütçe çalışmalarına temel teşkil edecek minimum 3 yıllık şirket/sektör verilerinin toplanması ve makro ekonomik verilerin ve bunlara ait ön görülerin/varsayımların belirlenmesi,
- Stratejik amaçlar, elde edilen veriler, makro ekonomik piyasa ön görüleri kapsamında; Planlama, Satış/Pazarlama, Tedarik, Muhasebe/Finans depertmanlırının ortak çalışmasıyla bütçenin
- hazırlanması,
- Onaylanan Bütçe doğrultusunda faaliyetlerin yürütülmesi,
- Sonuçların izlenmesi, sapma analizlerin yapılması ve gerekli görüldüğünde revize edilmesi, aşamalarını gerektiren zorlu bir süreçtir.
Bu nedenle;
- Bütçeyi bir proje olarak ele alın,
- Öncelikle stratejik amaçlarınız doğrultusunda hedeflerinizi belirleyin. Yani şirketinizi nerede görmek istediğinize karar verin,
- Bütçe kapsamın, gereliliği, hazırlanma yöntem ve süreci personelinizi eğitin,
- Gelecek tahminini doğru yapabilmek için, ilk olarak mümkünse geçmiş üç yılın ve içinde bulunduğunuz bu yılın verilerini eylül ayı sonuna kadar düzenli toplayın.
Sonuç olarak;
Henüz başlamadıysanız gecikmeden bir an önce hazırlıklarınıza başlayın.
Bir sonraki yıla daha emin adımlarla girin.
