Kurumsallaşma yolculuğunda birçok firma, yıllar boyunca kâğıt üzerinde tasarlanmış ancak bir türlü hayata geçirilememiş organizasyon şemaları, belirsiz görev tanımları ve kişiler arası ilişkilere dayanan süreçlerle faaliyet göstermektedir. Bu yapılar, kurumsal kararların keyfiliğe açık hale gelmesine ve organizasyonel hafızanın zayıflamasına neden olmaktadır.
Belirsiz ve uygulanmayan organizasyon şemaları, işletmelerde görev ve sorumluluk dağılımının net bir şekilde ortaya koyulamamasına yol açmaktadır. Bu durum, aynı görev alanının birden fazla kişi veya birim tarafından üstlenilmesine ya da tam tersine, kimse tarafından sahiplenilmemesine neden olabilmektedir. Bunun sonucunda, birden fazla kişinin aynı sürece müdahil olması ya da müdahil olduğu varsayılır. Görev dağılımlarındaki böylesi çakışmalar, iş süreçlerinde koordinasyon sorunlarına ve karar alma mekanizmalarında belirsizliklere neden olarak işlerin ve görevlerin sahibinin tam olarak bilinmediği ve sorumlulukların bulanıklaştığı durumları ortaya çıkarmaktadır.
Bu bulanıklık, süreçlerin sistematik bir biçimde izlenmesini ve denetlenmesini de zorlaştırır. Organizasyon şeması sadece kağıt üzerinde varsa ya da güncel değilse, yönetsel denetim ve süreç performansı değerlendirme mekanizmaları işlerliğini kaybeder. Süreçler kişilere bağlı şekilde yürür ve sistematik bir yapıdan yoksun oldukları için kontrol edilemez hale gelir. Böyle bir yapıda hataların, ihmallerin ya da suistimallerin tespit edilmesi ve sorumluluğun adil biçimde belirlenmesi neredeyse imkânsızdır. Dolayısıyla, organizasyon şemalarının belirsizliği, yalnızca yönetişim eksikliği yaratmakla kalmaz aynı zamanda işletme içinde kurumsal adalet, şeffaflık ve sürdürülebilirlik açısından da ciddi riskler doğurur.
Bu bağlamda, ERP projeleri yalnızca bir yazılım kurulumu olarak değerlendirilmemelidir. ERP, şirketin görünmeyen yapısal sorunlarını gün yüzüne çıkaran, organizasyonel aksaklıkları görünür kılan ve firmaları iyileşmeye zorlayan stratejik bir dönüşüm aracıdır. Yani ERP, teknoloji temelli bir araçtan ziyade organizasyonel olgunluk düzeyini artırmaya yönelik bir kurumsal reform platformudur. ERP’nin en çarpıcı etkilerinden biri, yıllardır yapılamayan organizasyon şemalarının yeniden tasarlanmasını zorunlu kılmasıdır. ERP sistemleri süreç bazlı düşünmeyi teşvik eder; bu da organizasyonun kendi kendine içgörü kazanmasını sağlar. Görev tanımlarının netleşmesi, sorumlulukların haritalandırılması ve yetki devrinin açıkça belirlenmesi bu dönüşümün temel yapıtaşlarıdır.
Bir ERP sisteminde tanımlanmamış roller işleyemez, yetkilendirilmemiş kullanıcılar işlem yapamaz. Bu mekanizma, yalnızca teknik güvenliği değil, aynı zamanda yönetsel şeffaflığı da temin eder. Kuralların kişilere göre değil, süreçlere ve sistem tanımlarına göre işlemesi, kurumsal disiplini geliştirir ve karar alma süreçlerini nesnelleştirir. ERP süreçleri doğru kurgulandığında, uzun yıllardır ertelenmiş olan yapısal reformlar için bir kaldıraç işlevi görür. Kurumsallaşmanın önündeki en büyük engel olan kişiye bağımlılık kültürü, ERP ile birlikte sistem bağımlılığına dönüşür. Böylece organizasyon, bir kişinin bilgisine ya da inisiyatifine değil, tanımlanmış ve tekrarlanabilir süreçlere yaslanarak sürdürülebilirliğini sağlar. Görev tanımlarının ve süreç sahipliğinin ERP sistemi üzerinde açık bir biçimde tanımlanması sayesinde, işletme içindeki işler artık belirli kişilere göre değil, sistem içindeki akışa göre yürütülür. Bu durum, iş sürekliliğini artırırken aynı zamanda görev devri ve yedekleme konularında da kolaylık sağlar. Personel değişiklikleri artık kaos yaratmaz; süreçler kişiden bağımsız bir biçimde akmaya devam eder.
Kariyer planlaması açısından da ERP ciddi olanaklar sunmaktadır. Tanımlı süreçler üzerinden kimin hangi sorumluluğu üstlendiği ve hangi performans göstergeleriyle değerlendirildiği açıkça izlenebilir hale geldiği için terfi ve ödüllendirme mekanizmalarının daha adil, şeffaf ve izlenebilir bir biçimde işlemesine katkı sağlayabilir.
ERP sistemleri, modern kurumsal yönetimin temel taşlarından biri olan hesap verebilirlik kültürünün içselleştirilmesinde de işlevsel bir rol oynamaktadır. Kurum içinde gerçekleştirilen her işlemin zamanı, kapsamı ve yerine getirenine yönelik dijital izlerle belgelenmesi sayesinde yalnızca geriye dönük denetim süreçleri kolaylaşmakla kalmaz, aynı zamanda proaktif risk yönetimi uygulamaları da mümkün hale getirir. Bu düzeyde sağlanan izlenebilirlik ile sadece bireysel sorumluluklar değil süreçlerin performansı, darboğazların belirlenmesi ve operasyonel verimliliği artırılması da sağlanabilmektedir. Bu doğrultuda ERP sistemleri, yöneticilerin sezgisel değil, veriye dayalı kararlar almasına olanak tanır.
Sağladığı organizasyonel ve yönetsel katkılarla ERP sistemleri yalnızca bilgi teknolojileri alanında bir yatırım olarak değil aynı zamanda kurumların kurumsallaşma düzeyini artıran, süreçleri sadeleştiren, maliyetleri kontrol altına alan, hesap verebilirliği tesis eden ve kişiye bağımlılığı ortadan kaldıran bir kültürel dönüşüm aracı olarak değerlendirilmelidir. Doğru tasarlanmış bir ERP süreci, kurumsal yapının yerleşmesini sağlayarak uzun vadede sürdürülebilir bir yönetim anlayışının temelini oluşturacaktır.
Hasan Turgut
ODTÜ Geliştirme Vakfı Grup Şirketler Yeşil ve Dijital Dönüşüm Direktörü
