Şirketin büyüklüğü ve çalışanların sayısı, şirketlerde genelde birbiri ile paralellik göstermektedir. Her şirkette işletme nosyonuna ilişkin işler için bir çalışan bulunmasa da, bu görev farklı çalışanların üstünde dağınık şekilde yürütülmektedir. Bu durum daha çok idari görevler için geçerli olsa da üretimde de benzer durumlar görülmektedir.
Şirket faaliyete başladığında ilk yapılanan bölüm üretimdir; çünkü para kazanmak için üretmek gerekir. Hemen sonrasında muhasebe ile ilgili kişi veya kişiler istihdam edilir. Burada çıkış noktası, kaliteli üretim yapıp para kazanmak ve sonrasında kazanılan paranın bir yerde toplanmasıdır. Bu aşamada, satış-pazarlama ve satınalma faaliyetleri kurucular tarafından, insan kaynakları ve idari işler gibi faaliyetler muhasebe birimi tarafından yürütülmektedir. Şirket büyüdükçe bu işler yeni çalışanların istihdam edilmesiyle ayrışmaktadır. Ancak, bu sırada şirket hala küçük olduğu için yapılan işin yanısıra çalışanların yetkinliklerine göre de görev atamaları yapılabilmektedir. Bu durumda işe göre çalışan değil, çalışana göre iş durumuna gelinebilmektedir. Bu nedenle, şirket büyüdükçe, aslında belli bir görev tanımı ile işe alınan çalışanın yıllar boyunca bambaşka işler yapar hale geldiği, pozisyonların ve işlerin birbirlerine karıştığı görülmektedir.
Görev karmaşası özellikle beyaz yaka çalışanlarda belli bir işe odaklanamama ve iş tatminsizliğine neden olmaktadır. Yeni ortaya çıkan görevlerin özellikle daha yetkin ve/veya daha proaktif çalışanlar tarafından yapılması bazı çalışanların çok yoğun çalışmalarına, bazı çalışanların daha boş kalmalarına sebebiyet vermektedir. Üst yönetim ise çalışan sayısı arttıkça bu durumu bilemeyebildiği için, özellikle beyaz yakalarda işten ayrılma nedenlerini doğru göremeyebilmektedir. İşlerin doğru tanımlanamaması ve yetkinlikler paralelinde doğru atamaların yapılmamış olması, kalifiye çalışanların da içeride tutundurulamamasına sebep olmaktadır.
Şirketlerde “İş Analizi” çalışması ile içeride her bir çalışanın ne iş yaptığının, nasıl yaptığının detaylı analiz edilmesini sağlamaktadır. İş analizi çalışması bir işin nasıl yapıldığının ayrıntılı olarak incelenmesidir. Burada asıl amaç, şirkette yapılması gereken o işin şartlarının ve gerekliliklerinin netleştirilmesidir.
İş analizi çalışması, sonrası yapılan ve olması gereken kıyaslaması yapılarak, işi asıl tanımı ortaya çıkmaktadır.
Şirkette yapılan işlerin analizi sonrası, şirketin büyüme potansiyeli ve stratejileri doğrultusunda gelecek 5-7 yıl dikkate alınarak ve şirket içinde kariyer planlamasına fırsat tanıyacak bir organizasyon şemasının oluşturulması gereklidir. Organizasyon şeması oluşturulurken en çok duyduğumuz cümle “hocam ne yaptınız, bu şemadaki pozisyonlar kadar adam mı alacağız?”dır.
Yanlış bir algı olarak şirketlerde şemada yalnızca var olan personelin yer alması gerektiği, şemada boş bir pozisyon varsa mutlaka doldurulması gerektiği düşüncesi hakimdir.
Organizasyon şeması oluşturulurken kişilerden bağımsız düşünülerek bir şema ortaya çıkarılır. Sonrasında mevcut çalışanların oturacağı pozisyonlar belirlenir. Çalışanların şemada olması gereken pozisyonlar belirlenirken, bazı çalışanların yükseltilip yükseltilemeyeceği; yükselebilmesi için sahip olması gereken yetkinliklerle ilgili çalışmalar yapılır.
Aynı zamanda, hangi pozisyonlara ihtiyaç olduğu, bu pozisyonların ne zaman doldurulacağı ve alınacak personelin de hangi yetkinliklere sahip olması gerektiği belirlenir.
Organizasyon şemasının tüm bu sayılanlar göz önüne alınarak oluşturulması, şirketlerin yeniden yapılanmasında “Nirvana”dır. Doğru uygulanır ve yönetilirse şirketin yapısına ışık tutar.
Aytuğba Baraz Koç, MSc
Stratejik Planlama ve İnsan Kaynakları Koordinatörü
